Wij houden van persevents organiseren en we worden er steeds beter in. We geven je daarom graag een kijkje achter de schermen bij onze Fashion Press Day die op 31 mei 2018 plaatsvond. Wat moet er allemaal gedaan worden voordat jouw persrelaties op het persevent arriveren? Er komen meer taken bij kijken dan je denkt. Daarom geven merken en bedrijven deze taken graag uit handen aan ons. Jij blij, wij blij! Want jij hebt geen last van alle organisatiestress en wij zijn blij omdat wij het organiseren leuk vinden. Here we go!
Wij beginnen het liefst twee a drie maanden van tevoren met het plannen van een persevent. We moeten namelijk rekening houden met diverse factoren. Denk bijvoorbeeld aan de agenda’s van onze persrelaties, die lopen heel snel vol met afspraken. Die uitnodiging moet er dan ook op tijd uit. De uitnodiging moeten we natuurlijk wel eerst maken en voorzien van de juiste informatie. Immers worden onze persrelaties voor van alles uitgenodigd waardoor onze uitnodiging er echt uit moet springen.
Maar wat plannen wij nog meer? Een goede vraag en dit zijn een aantal taken waar wij onder andere aan werken:
- Datum, tijd en locatie van het persevent
- Thema
- Aantal gasten
- Hapjes en drankjes
- Activiteiten
- Producten van onze merken om te presenteren
- Presentaties over de producten
- Goodiebags
- Planning voor tijdens het persevent
- Personeel
Dit is slechts het topje van de ijsberg, want er zijn nog meer taken waar wij op tijd mee moeten beginnen. Een goed persevent valt en staat met een strakke planning.
Activiteiten en positieve associaties
Een persevent werkt naar ons inzicht het beste wanneer het interactief is. Daarom organiseren wij altijd een leuke activiteit voor onze gasten, ofwel de persrelaties. Er is niets saaier dan moeten luisteren naar een ellelange presentatie over een merk. Wij geven onze persrelaties daarom de USP’s van jouw merk mee middels een korte presentatie en een persbericht. Daarna gaan wij over op het creëren van een goede en positieve associatie met je merk. Dat doen we door een leuke activiteit die past bij jouw branding, missie, visie of huidige collectie.
Voor onze Fashion Press Day hebben wij onze favoriete fotograaf Reidunn ingezet om foto’s te maken. Onze collega Danielle creëerde een prachtige fotomuur vol met gekleurde pompoms. Onze persrelaties mochten met alle kledingstukken en accessoires op de foto. Die foto’s kregen zij een paar weken later in hun inbox en kunnen ze gebruiken op hun social media kanalen en blogs. Zo hebben ze een tastbare herinnering aan het persevent, materiaal voor content en delen ze meteen de items van onze merken. Een win-win situatie voor beide partijen.
Hapjes, drankjes en versieringen
Voor onze Fashion Press Day hebben wij dus een prachtige fotomuur gemaakt. Deze paste bij ons latin thema voor de aankomende zomer. Alle hapjes, drankjes en versieringen waren dan ook aangepast op het thema. Voor de versieringen maken wij altijd een plattegrond. Zo kan ons team een dag of twee van tevoren de ruimte alvast inrichten. Het lijkt allemaal zo simpel, maar er zit behoorlijk wat tijd in het versieren van een ruimte. Tevens moet ook alles passen en moet er genoeg ruimte over blijven om te bewegen.
Wij meten daarom altijd de locatie op en gaan dan aan de slag met een handige 3D-planner. Zo kunnen we ver van tevoren zien of alle meubels en versieringen wel echt in de ruimte passen. Daarna is het tijd om te shoppen en alhoewel dat het leukste klusje lijkt, kan dat weleens tegenvallen. Soms kun je bijvoorbeeld niet de items voor het gekozen thema vinden. Die moet je dan zelf maken of huren. Er worden dus heel wat tripjes naar onze favoriete party en decoratiewinkels afgelegd. En ja, wij zijn ook heel goed geworden in knutselen!
De presentatie
Het presenteren van de producten is natuurlijk het belangrijkste. Onze persrelaties krijgen elke dag informatie over nieuwe merken en producten toegestuurd. Hoe kunnen wij de presentatie van jouw producten leuker maken? Het stylen van de items is uiteraard een belangrijk punt. We zetten producten nooit saai op een tafeltje neer. Nee, wij maken altijd mooie en passende displays. Kleding stomen we zodat het kreuk en geurvrij is, waarna wij alles netjes ophangen in rekken. Daar zetten wij onze visual merchandise ervaring voor in, zodat de kleding in logische volgorde in de rekken hangt.
We plaatsen handige informatiebordjes bij de items, zodat persrelaties in een oogsopslag kunnen zien waar het product voor is. We laten niets aan het toeval over, daarom geven wij ook korte presentaties bij de producten. Wij vragen onze merken ook altijd om testers op te sturen. Zo kunnen persrelaties zelf het product ervaren en proberen. Deze kleine details zorgen voor een optimale ervaring van jouw merk en producten. Uiteindelijk gaan de persrelaties naar huis met genoeg informatie, een positieve ervaring, producten en beeldmateriaal naar huis voor mooie publicaties.
Gaat het je al duizelen van wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een persevent? Maak je geen zorgen, ons team is ready to go en wij helpen je graag verder. Meld je aan voor onze Showroom Parties of mail ons een persevent op maat via info@bloggersandbrands.nl, of bel naar 06 30 38 13 80. We organiseren graag een uniek persevent voor jouw merk, time to party!
