Wij houden van persevents en wij zijn niet de enige. Als PR bureau helpen wij onze klanten regelmatig met persevents. Een persevent is namelijk dé leukste manier om direct in contact te komen met belangrijke persrelaties. Bekijk maar eens onze Showroom Party service. Echter hebben wij door de jaren heen gemerkt dat niet iedereen even goed is in het organiseren van een persevent. Wij hebben aardig wat ‘mislukte’ events voorbij zien komen. Voorkom in ieder geval de volgende veelgemaakte persevent fouten, let’s go!

Het begint met de gastenlijst

Sommige merken denken dat zoveel mogelijk persrelaties uitnodigen het beste is. ‘Zo krijgen wij vast veel publiciteit,’ wordt er gedacht. Echter kun je beter minder relaties uitnodigen dan te veel. Met name omdat je tijdens een massaal event vaak niet de kans hebt om echt alle gasten aan te spreken. Het wordt dan moeilijk om jouw boodschap juist over te brengen. Dat is nu juist waarom je een persevent organiseert.

Wij raden onze klanten dan ook vaak aan om het event voor een kleinere exclusieve groep te organiseren. Op deze wijze kun je jouw persrelaties echt aanspreken, een relatie opbouwen en ze van alle gewenste aandacht voorzien. Vergeet niet om enkel persrelaties uit te nodigen die echt relevant zijn voor jouw merk. Zo voorkom je dat mensen afzeggen, zich tijdens het event vervelen en daarna alsnog niets met jouw nieuws doen.

Het programma

Er zijn diverse soorten persevents zoals inloop, zakelijke, verzamel en exclusieve events. Persoonlijk zijn wij sowieso fan van events met een duidelijk programma en doel. Met name omdat het voor de persrelaties meer oplevert. Een persrelatie moet namelijk naar jouw event reizen, er enkele uren zijn en daarna de informatie verwerken. Wij adviseren daarom altijd om een vullend en interessant programma samen te stellen.

Voorkom lange speeches, saaie presentaties en uren stilzitten op dezelfde plek. Wij streven naar programma’s die onze persrelaties niet snel vergeten. Zo plannen wij graag een leuke activiteit in en zorgen wij voor voldoende eten en drinken. Uiteraard zorgen wij van tevoren dat het duidelijk is wat onze persrelaties kunnen verwachten van het event. Zo kunnen zij zich kleden naar de activiteiten en/of het weer.

Blijf altijd bereikbaar

Een van de grootste fouten die gemaakt wordt is onbereikbaar zijn. Het komt vaak voor dat persrelaties iets willen navragen over het event, maar niemand kunnen mailen of bellen. Er wordt ook vaak geen bevestiging gegeven van de RSVP, waardoor persrelaties vaak niet weten of ze worden verwacht. Te laat of niet reageren is not done! Ga ervan uit dat persrelaties volle agenda’s hebben, hun tijd is kostbaar. Reageer dus zo snel mogelijk op vragen en opmerkingen.

De goodiebag

Bloggers and Brands richt zich met name op beauty, fashion en lifestyle merken. Omdat wij veelal werken met fysieke producten, kunnen onze klanten vaak een goodiebag verzorgen. Een echte musthave omdat je zo de persrelatie de gelegenheid geeft om zelf het product te ervaren. Tevens kunnen ze zo sneller publiceren over jouw nieuwe producten. Toch zien wij het regelmatig verkeerd gaan met de goodiebags.

Het komt weleens voor dat er niet genoeg goodiebags zijn. Wij hebben ook goodiebags gezien waar gebruikte producten in zaten. Tevens komt het ook vaak voor dat de goodiebags nagezonden worden, maar dat dit soms ineens niet doorgaat. Een persrelatie wacht dan tevergeefs op de producten voor een artikel. Dat komt niet professioneel over en je mist een kans op een mooie publicatie.

De locatie en tijd

Als laatste willen wij je graag meegeven dat de locatie en tijd van een persevent heel belangrijk zijn. Wij merken dat merken vaak een locatie en tijd kiezen die voor hen goed uitkomt. Hierdoor zeggen dan veel persrelaties af omdat het hen niet uitkomt. Locaties in afgelegen gebieden op lastige tijden raden wij dan ook ten zeerste af. Kies een centrale locatie die goed bereikbaar is met de auto en openbaar vervoer.

Over het algemeen vinden de meeste persrelaties het niet erg om een uurtje te reizen. Duurt het langer, dan ziet men er vaak toch vanaf. Met name omdat een persevent meestal een halve dag in beslag neemt. Als er ook gewerkt moet worden dan is de keuze vaak snel gemaakt: Het event wordt afgezegd. Let dus ook op de tijden van het event, zodat de gasten makkelijk naar huis/werk kunnen en nog iets aan hun dag hebben.

Heb jij een van deze veelgemaakte persevent fouten weleens gemaakt?

Wij kunnen je helpen bij het organiseren van het perfecte persevent. Maak met ons een afspraak via 06 30 38 13 80 of mail naar info@bloggersandbrands.nl. Dan creëren wij samen het perfecte persevent zonder fouten!